Cómo hacer un cuadro comparativo de cotizaciones de proveedores

Qué es un cuadro comparativo de cotizaciones

Es una matriz que enfrenta las mismas partidas, cantidades y unidades contra los precios ofrecidos por cada proveedor. Una fila representa un producto o servicio comparable; las columnas muestran precio unitario, total de línea y observaciones de cada oferta. En construcción también importa registrar el RUT, la fecha, la vigencia y si el valor incluye transporte u otras condiciones comerciales.

El objetivo no es producir una planilla bonita. Es reducir el riesgo de adjudicar por una cifra que parece conveniente pero corresponde a menos alcance, otra unidad de medida o una cotización incompleta.

Los datos que deben ser iguales antes de comparar

• Descripción de la partida: suficiente para distinguir material, calidad, medida o especificación.
• Unidad: unidad, metro, metro cuadrado, kilo, tonelada u hora, según corresponda.
• Cantidad: la misma base para todos los proveedores.
• Precio neto: sin mezclar valores con IVA y sin IVA.
• Condiciones: despacho, plazo, vigencia, forma de pago y cualquier exclusión relevante.

Si un proveedor describe “fierro 12” y otro “barra A63-42H Ø12 mm”, el comprador debe confirmar que se trata de la misma partida antes de comparar. El nombre escrito no es una llave confiable para el proveedor: en Chile, el RUT evita confundir razones sociales abreviadas o escritas de forma distinta.

Método paso a paso

1. Arma una solicitud única. Define las partidas una vez y envía esa misma base a todos.
2. Recibe las respuestas sobre esa estructura. Así evitas reconstruir la comparación desde documentos incompatibles.
3. Normaliza los importes. Trabaja con pesos enteros y valores netos; no uses números de punto flotante para dinero.
4. Revisa cada línea. Calcula cantidad por precio unitario y valida el total redondeado de la partida.
5. Marca cobertura y faltantes. Una celda vacía no vale cero: significa que esa oferta no cubre esa parte de la compra.
6. Compara dos escenarios. Contrasta adjudicar todo a un proveedor completo con repartir cada partida al menor precio.
7. Guarda el respaldo. Conserva ofertas, observaciones y criterio de decisión para futuras compras y auditorías.

El error más común: elegir el menor total incompleto

Supongamos que la solicitud tiene diez partidas. El proveedor A cotiza las diez por $12 millones; el proveedor B responde solo seis y suma $8 millones. B no es “más barato”: su total representa menos compra. Para evaluar un proveedor único, primero hay que limitar la comparación a ofertas completas. Los faltantes sí pueden participar al estudiar una adjudicación repartida, pero nunca deben convertirse silenciosamente en ceros.

Excel frente a un software de comparación

Excel sirve cuando la compra es esporádica y la estructura cambia poco. El costo aparece cuando cada ronda obliga a copiar precios desde varios PDF, corregir formatos, identificar al mismo proveedor con nombres diferentes y rehacer fórmulas. También cuesta recuperar el historial: una carpeta de archivos no responde rápidamente cuánto ofreció un proveedor por la misma partida tres meses atrás.

Un software de cotizaciones tiene sentido cuando el proceso se repite, participan varios compradores o el respaldo de la decisión importa. En Tucuadro.cl cada proveedor recibe un enlace privado, cotiza sin crear una cuenta y no puede ver a los demás. El comprador recibe el cuadro armado y puede revisar una extracción de PDF antes de guardar cualquier precio.

Lista de control antes de adjudicar

• ¿Todas las ofertas comparadas como proveedor único están completas?
• ¿Las cantidades y unidades son idénticas?
• ¿Los precios están expresados netos y en la misma moneda?
• ¿Los totales visibles coinciden con la suma de las líneas redondeadas?
• ¿El proveedor está identificado por RUT y no solo por nombre?
• ¿Se revisaron despacho, vigencia, plazo y forma de pago?
• ¿Quedó guardada la fuente de cada cifra?