Proceso de compras en construcción: de la solicitud a la adjudicación

1. Levantar el requerimiento de obra

Define qué se necesita, para qué frente de trabajo y cuándo debe estar disponible. Cada partida requiere descripción, unidad y cantidad. Las especificaciones, planos y normas que condicionan la aceptación deben quedar referenciados antes de pedir precios.

2. Preparar la solicitud de cotización

Convierte el requerimiento en una estructura única para todos los proveedores. Señala valores netos o con IVA, lugar de entrega, plazo de respuesta, forma de pago esperada y vigencia mínima. Una solicitud clara reduce alternativas imposibles de comparar.

3. Seleccionar e invitar proveedores

Usa un maestro identificado por RUT y registra contactos vigentes. No todos deben recibir todas las compras: considera especialidad, cobertura geográfica y experiencia. Cada invitación debe ser privada; un oferente no necesita saber quién más participa ni cuánto ha ofrecido.

4. Recibir y aclarar ofertas

Registra cada respuesta sobre las partidas originales. Si llega en PDF, conserva el documento y revisa cualquier extracción antes de guardar. Las dudas técnicas o comerciales deben quedar vinculadas a la misma oferta, no dispersas en conversaciones imposibles de reconstruir.

5. Normalizar antes de comparar

• Confirma unidad y cantidad.
• Separa valores netos de montos con IVA.
• Revisa cantidad por precio unitario y subtotal.
• Marca partidas sin cotizar.
• Registra despacho, plazo, vigencia y pago.

6. Construir el cuadro comparativo

Una fila representa una partida y cada proveedor ocupa una columna. El total visible debe sumar totales de línea ya redondeados. Presenta por separado el mejor proveedor único completo y la combinación de menores precios por partida; son decisiones diferentes.

7. Adjudicar y dejar respaldo

La decisión puede considerar precio, cumplimiento, plazo y costo operativo. Registra qué proveedor ganó cada partida y por qué. La orden de compra no reemplaza el expediente: conserva solicitud, ofertas, aclaraciones y cuadro para futuras revisiones.

Indicadores simples para mejorar

Mide tiempo desde solicitud hasta cierre, porcentaje de proveedores que responde, cobertura promedio, diferencias entre oferta y orden, y frecuencia de correcciones. Un equipo pequeño no necesita decenas de KPI; necesita detectar dónde repite trabajo manual o recibe información insuficiente.