Cómo comparar cotizaciones incompletas sin elegir mal

Por qué una cotización incompleta parece más barata

Imagine una solicitud con diez partidas. El proveedor A responde las diez por $12.000.000 y el proveedor B cotiza seis por $8.000.000. B no demostró ser más barato para la compra completa: simplemente ofreció menos cosas. Tratar las cuatro celdas vacías como cero mezcla precio con cobertura y hace que una ausencia parezca ahorro.

El problema no se corrige ocultando al proveedor incompleto. Sus seis precios pueden ser útiles si la compra se reparte por partida. Lo que debe cambiar es el escenario en que participa y la forma en que se presenta su total.

Separar dos escenarios de adjudicación

Proveedor único

Este escenario responde: “¿Cuánto cuesta entregar toda la solicitud a una sola empresa?”. Solo pueden competir cotizaciones completas, porque el ganador debe cubrir todas las partidas. Además del total, conviene comparar despacho, plazo, vigencia y condiciones de pago.

Adjudicación por partida

Este escenario elige el menor precio válido de cada fila y puede combinar varios proveedores. Una oferta incompleta sí participa en las partidas que respondió. El resultado debe considerar el costo operativo de repartir la compra: múltiples despachos, mínimos de venta, coordinación y documentos.

Cómo representar los faltantes

• Mostrar “sin cotizar” o un estado equivalente, nunca $0.
• No destacar como ganador el total de una oferta incompleta.
• Indicar cuántas partidas cubrió cada proveedor.
• Permitir que sus precios válidos compitan fila por fila.
• Distinguir un faltante de un precio rechazado o pendiente de revisión.

Ejemplo de una comparación correcta

Si A cotiza las diez partidas por $12.000.000, C también las diez por $12.400.000 y B solo seis por $8.000.000, el mejor proveedor único es A. En cambio, al revisar por partida, B podría ganar cuatro de sus seis líneas y reducir el total combinado. Los dos resultados son ciertos porque responden preguntas distintas; presentar uno como si fuera el otro es el error.

Qué revisar antes de comparar los precios

1. Unidad y cantidad: una tonelada no se compara directamente con un kilo.
2. Especificación: calidad, marca, espesor o norma deben cumplir lo solicitado.
3. Base tributaria: no mezclar precios netos con valores que incluyen IVA.
4. Alcance: confirmar si despacho, instalación u otros servicios están incluidos.
5. Vigencia: una oferta vencida no es una alternativa disponible.

Cuándo pedir que el proveedor complete su respuesta

Si la intención es adjudicar a un solo proveedor, vale la pena pedir los precios faltantes antes de cerrar la comparación. También corresponde aclarar una línea cuando el subtotal no coincide, la unidad cambió o la descripción propone un sustituto. La corrección debe quedar vinculada a la misma solicitud y al mismo proveedor para conservar trazabilidad.

Si el proveedor declara que no comercializa una partida, el faltante es información válida. Mantenerlo visible permite decidir si conviene repartir la compra o preferir la simplicidad de una oferta completa, incluso cuando su suma sea algo mayor.