Cómo pasar una cotización PDF a un cuadro comparativo

Por qué copiar el PDF directamente a Excel falla

El PDF conserva la apariencia que diseñó el proveedor, no una estructura común para comprar. Dos documentos pueden mostrar la misma información en órdenes distintos: algunos ponen cantidad, descripción, precio unitario y subtotal; otros dejan la cantidad al final. El signo peso incluso puede venir separado del monto. Copiar el texto completo a Excel no resuelve esas diferencias y suele desplazar columnas o confundir el precio unitario con el total de la línea.

La dificultad aumenta cuando el proveedor usa otra descripción. “Hormigón premezclado H30” y “H-30 bombeable” podrían corresponder a la partida solicitada, pero esa relación no se demuestra por compartir una palabra. Una extracción confiable propone coincidencias y deja que el comprador las confirme antes de guardar.

Qué información conviene extraer

• Identidad del proveedor: razón social y RUT normalizado.
• Número y fecha: permiten volver al documento que originó el precio.
• Descripción: el texto exacto usado por el proveedor.
• Unidad y cantidad: necesarias para comprobar que las ofertas cubren lo mismo.
• Precio unitario y subtotal: expresados de forma consistente, idealmente como valores netos.
• Condiciones comerciales: vigencia, despacho, plazo y forma de pago cuando aparecen.

Método seguro para convertir una cotización PDF

1. Conserva el original. El PDF sigue siendo el respaldo; los datos extraídos no lo reemplazan.
2. Lee encabezado y líneas por separado. El RUT y el número de cotización no deben confundirse con cantidades o precios.
3. Detecta la estructura numérica. Revisa si la cantidad está al principio o al final de la línea.
4. Comprueba la multiplicación. Cantidad por precio unitario debe explicar el subtotal, considerando su redondeo.
5. Relaciona cada línea con una partida. Usa descripción, unidad y contexto; no solo igualdad exacta de texto.
6. Revisa antes de guardar. Ninguna extracción debería modificar precios automáticamente sin confirmación humana.

Cómo comprobar precio unitario y subtotal

Si una línea indica 12 unidades a $85.000, su subtotal esperado es $1.020.000. Esa igualdad ayuda a identificar cuál de los números es cantidad y cuál es precio. Pero la regla no puede aplicarse a ciegas: un número de ítem en el margen también puede parecer una cantidad. La reordenación solo es confiable cuando la multiplicación cuadra con el subtotal mostrado.

Para dinero conviene trabajar con enteros en pesos. Los decimales binarios pueden introducir diferencias pequeñas que terminan haciendo que el total calculado no coincida con las líneas visibles. El total de la oferta debe sumar los totales de línea ya redondeados, igual que el documento del proveedor.

Qué hacer con líneas que no coinciden

Una línea sin correspondencia no se debe forzar sobre la partida “más parecida”. Puede tratarse de transporte, descuento, un producto alternativo o un ítem que no fue solicitado. Lo correcto es dejarla pendiente y pedir una decisión explícita: vincularla, descartarla o registrar una observación. Del mismo modo, un RUT que no está en el maestro no debería crear un proveedor automáticamente.

PDF con texto frente a PDF escaneado

Un PDF generado por un sistema de facturación suele contener texto y tablas que se pueden leer directamente. Un documento escaneado es una imagen y necesita reconocimiento óptico de caracteres. Ese paso agrega errores posibles —por ejemplo, confundir 8 con 3—, por lo que la revisión visual es todavía más importante. Si la calidad del escaneo es baja, pedir una copia digital puede ser más rápido y seguro que corregir una extracción dudosa.