Cómo hacer una solicitud de cotización a proveedores

Qué es una solicitud de cotización o RFQ

Es el documento con que una empresa pide precios y condiciones para productos o servicios definidos. A diferencia de una consulta informal, fija una base común: partidas, especificaciones, unidades, cantidades, lugar de entrega y fecha límite. Su resultado esperado no es solo recibir precios, sino obtener respuestas que puedan compararse.

Información mínima que debe contener

• Identificación: empresa compradora, responsable y número interno.
• Partidas: una fila por producto o servicio, con descripción suficiente.
• Unidad y cantidad: la base exacta sobre la que se solicita precio.
• Alcance: calidad, norma, marca de referencia, despacho o instalación.
• Condiciones: moneda, valores netos o con IVA, forma de pago y vigencia.
• Plazos: cierre de la cotización y fecha requerida de entrega.

Cómo escribir partidas comparables

“Fierro” no alcanza para comprar. “Barra de acero estriado A63-42H, diámetro 12 mm, largo 12 m, unidad barra” reduce interpretaciones. La descripción debe incluir aquello que cambia el valor o la aceptación técnica, sin convertir cada fila en una especificación interminable. Los planos o fichas extensas pueden adjuntarse y citarse desde la partida.

Definir cómo debe responder el proveedor

Pide precio unitario, plazo de entrega, vigencia, condición de pago y observaciones. Indica si el valor debe ser neto y en pesos chilenos. Una celda vacía debe significar “sin cotizar”, nunca cero. Si se aceptan alternativas, solicita que el proveedor identifique claramente qué especificación está reemplazando.

Enviar la misma versión a todos

Modificar cantidades por correo después del primer envío crea versiones incompatibles. Si cambia el requerimiento, actualiza la solicitud y comunica la misma revisión a todos. Un enlace individual por proveedor permite mantener una estructura única sin mostrar participantes ni precios ajenos.

Errores frecuentes

1. Solicitar un total global sin desglose por partida.
2. Mezclar unidades o no indicar cantidades.
3. No aclarar IVA, despacho o moneda.
4. Dar fechas distintas a proveedores distintos.
5. Comparar una alternativa técnica como si cumpliera exactamente lo pedido.
6. Copiar respuestas a otra planilla sin conservar su fuente.

Qué hacer después del cierre

Valida identidad por RUT, cobertura, unidades y subtotales antes de ordenar por precio. Separa la comparación de proveedor único —solo ofertas completas— de la adjudicación por partida. Finalmente registra condiciones y justificación; el menor precio no siempre representa el menor costo ni el mejor cumplimiento.