Leer cotizaciones PDF y extraer precios sin digitar

Por qué digitar cotizaciones sale caro

Una cotización de obra con veinte partidas obliga a copiar sesenta datos: descripción, cantidad, precio unitario. Multiplicado por cuatro proveedores son doscientas cuarenta transcripciones para una sola compra, y cada una puede caer en la fila equivocada.

El error de digitación tiene una propiedad incómoda: no se nota. Una cifra mal copiada no rompe nada, no muestra una alerta y no impide seguir. Simplemente cambia quién gana la licitación, y eso se descubre semanas después cuando llega la factura con otro monto.

El costo real no es el tiempo de tipeo. Es que nadie vuelve a revisar una planilla que ya se dio por terminada.

Qué reconoce la extracción

Tucuadro busca en el PDF los datos que identifican la oferta: los RUT que aparecen en el documento, el número de cotización, la condición de pago, el plazo de entrega y la tabla de partidas con sus precios unitarios.

El RUT es la pieza que más rinde. Las razones sociales llegan abreviadas, con y sin S.A., con mayúsculas o sin acentos; el RUT normalizado permite reconocer al proveedor aunque su nombre aparezca escrito de cinco maneras distintas en cinco cotizaciones.

Cuando la cotización responde a una solicitud existente, la extracción intenta además calzar cada línea del PDF con la partida solicitada, que es donde se concentra el trabajo manual.

La revisión es obligatoria, y es a propósito

Ninguna extracción se guarda sola. La pantalla de revisión muestra lado a lado lo que dice el PDF y lo que se va a guardar, y ningún dato entra al cuadro hasta que una persona lo confirma.

Esa fricción es deliberada. Un sistema que guarda solo traslada el error de la digitación a la confianza ciega: el precio queda mal igual, pero ahora nadie lo miró. Revisar veinte líneas propuestas toma un minuto; escribirlas toma quince.

Qué no hace

La extracción trabaja sobre PDF con texto. Una cotización escaneada como imagen, una foto tomada con el teléfono o un PDF protegido no entregan texto legible, y en esos casos corresponde cargar los precios a mano.

Tampoco interpreta condiciones escritas en prosa dentro de las observaciones. Si el proveedor anotó que el precio del hormigón no incluye bombeo en una nota al pie, esa nota queda visible junto a la oferta, pero la decisión de qué significa sigue siendo del comprador.